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Piattaforme digitali che cambiano “il corso degli eventi”
Piattaforme digitali che cambiano “il corso degli eventi”

Gli eventi digitali, tra mascherine e gel disinfettante, hanno preso il posto degli incontri in presenza.

Il 2020 è stato intenso. Anzi, continua ad esserlo, e sempre in modo diverso. No alle feste, no ai concerti, no alle fiere, no a qualsiasi evento in cui non può essere controllata la distanza delle persone che vi prendono parte.

In questi mesi si è tanto parlato di un lento “ritorno alla normalità”, ma cosa significa quando in primis è il lavoro a mettere in contatto quotidianamente decine e decine di persone diverse?

È proprio qui che entra in gioco il potere di internet e del mondo online.

Le piattaforme digitali, dall’inizio della pandemia di COVID-19, sono diventate uno strumento di lavoro indispensabile: non solo per facilitare lo smartworking, ma soprattutto per chi organizza eventi e congressi. Ma come funzionano?

Un evento online va organizzato in ogni minimo dettaglio: dalla sala convegni all’help desk, dalle pause tra un argomento e un altro ai dibattiti di fine presentazione, dagli stand degli sponsor all’organizzazione e trasmissione di materiale informativo.

Il tutto si svolge in un ambiente virtuale che ricalca uno scenario reale. Una hall d’entrata che permette l’ingresso in altre “stanze”, che a loro volta portano in “librerie” che indicano “sponsor” i quali possono parlare direttamente con l’utente come se fossero vis- a vis.

No, non stiamo parlando di quel famoso video gioco di inizio anni duemila (Second Life), non c’è una gemma verde sul proprio avatar e non è possibile costruire la casa dei sogni, ma ciò non esclude la possibilità di creare un luogo digitale perfetto per eventi di successo.

È il nuovo modo di lavorare di chi decide di non lasciarsi sopraffare dagli eventi.

Le piattaforme digitali sono, al momento, uno strumento all’avanguardia che permette di lavorare insieme e “vicini”, restando lontani e al sicuro.

Ne abbiamo parlato con Sofia Menichini e Giorgia Magini, flow strategist di beryllium.

Da quanto tempo lavorate con le piattaforme digitali? Come è cambiato l’approccio al vostro lavoro?

Lavoriamo con questi strumenti concretamente da marzo 2020, ma in agenzia lo sviluppo era partito in tempi non sospetti. Con l’utilizzo delle piattaforme digitali il nostro lavoro è cambiato completamente. La gestione dell’evento e del cliente è esclusivamente online, non ci sono più riunioni di persona, non sono più necessari sopralluoghi e scouting per le location, gli allestimenti con service, i catering…

Avete riscontrato difficoltà nel passaggio dall’offline all’online?

Inizialmente non è stato semplice comprendere la riprogettazione degli eventi, la grande difficoltà è stata proprio quella di “rimodulare” il lavoro e le attività che svolgevamo prima. La maggior parte delle persone non sono solite usare strumenti digitali ed è quindi stato necessario guidarli e accompagnarli in questo nuovo percorso lavorativo. Però questo è anche l’aspetto più affascinante, diciamo che è una continua scoperta da entrambi i lati. Spesso per accogliere alcune richieste dei nostri clienti abbiamo avuto la possibilità di implementare e portare a un livello superiore di complessità beryllium house. Il bello del digitale è anche questo, avere la possibilità di reinventare la concezione stessa di evento.

Quali sono gli aspetti positivi e negativi di questa nuova modalità di lavoro?

In determinati aspetti, la piattaforma digitale potrebbe risultare più comoda e semplice in quanto si gestisce comodamente anche in smartworking, rendendo possibile la partecipazione di un gran numero di persone comodamente da casa o dall’ufficio. Si possono avere feedback e report attendibili dalle impostazioni di gestione del backend ed è possibile rivedere i congressi on demand, poiché i contenuti postati possono essere fruibili per diverso tempo. Inoltre, si ha l’opportunità di cambiare e aggiustare le impostazioni e i settaggi durante la messa in onda dell’evento stesso, cosa che sarebbe impossibile fare in un convegno fisico. Però è importante capire che sono necessarie figure altamente specializzate, di sviluppatori che possano fare da supporto non solo al cliente ma anche a noi che gestiamo le impostazioni. Adesso risulta necessario far comprendere a chi ci affida il proprio evento che dietro un singolo live ci sono giorni e giorni di lavoro di una squadra composta da persone di diversi settori che collaborano per raggiungere gli obiettivi che il cliente stesso ha prefissato. Il rischio è che, trattandosi di digitale, appaia tutto semplice da realizzare. Non è così. Servono competenze specifiche.

Come beryllium ha gestito l’arrivo delle piattaforme digitali?

La società si stava cimentando, già prima del lockdown, a trovare un’alternativa agli eventi fisici. In passato abbiamo studiato e analizzato dei benchmark internazionali. Poi abbiamo creato una nostra piattaforma ad hoc: “beryllium house”, ideata per eventi online di piccole, medie e grandi dimensioni, creando un know how unico sul mercato. L’evento digitale non è la mera trasposizione dell’evento fisico sul web, per noi di beryllium è una sorta di “traduzione” di esso: partiamo dall’analisi dell’evento fisico per comprenderlo e tradurlo al meglio in digitale. Siamo stati in grado di stravolgere i format degli eventi per farli funzionare al meglio anche online, senza meramente trasportare errori che potevano essere commessi offline su una piattaforma digitale.

Secondo voi, si potrebbe continuare a lavorare online anche quando l’emergenza sanitaria sarà rientrata?

È ovvio, l’evento fisico è un’emozione, un’esperienza che lascia un segno positivo o negativo ma che comunque è sempre fonte di arricchimento. È un’occasione di incontro e di dibattito e difficilmente il digitale può essere in grado di sostituire ciò che l’incontro con l’altro può donare. Però noi riteniamo che, anche post Covid-19, l’industria degli eventi non sarà più la stessa. Stiamo già immaginando eventi in modalità “ibrida” che riescano a sfruttare i due lati della medaglia: da una parte il networking e le interazioni dal vivo tipiche degli eventi offline, dall’altra le potenzialità del digitale, come ad esempio la possibilità di poter seguire comunque i contenuti se si è impossibilitati a spostarsi da casa o dall’ufficio e il poter discutere e incontrare virtualmente persone da tutto il mondo.

Quando si potrà tornare a lavorare insieme nessuno lo sa.

Toccherà aspettare tempi sicuri, quando una mascherina non coprirà più il sorriso di soddisfazione di chi ha lavorato con costanza.  Per il momento è bene adeguarsi alle necessità, restando sempre proattivi.

Se siete interessati a scoprire di più sul mondo degli eventi digitali, scriveteci all’indirizzo: info@beryllium.it, oppure visitate il sito www.berylliumhouse.it

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